AKIŞ DİYAGRAMI
a) Akış Şeması Lejantı
Ögeler
Gıda Bankası: AltınPuan Gıda Bankası Derneği;
Bağışçı: Bağış ve yardım sağlayan kişi veya kurum;
Tedarikçi İşyeri : İhtiyaçların teslim edileceği tedarikçi işyeleri
Tedarikçi : Bağışlanacak ürün/hizmeti üretip ya da tedarik eden kişiler
Öğrenci: AltınPuan Gıda Bankası hedef yararlanıcı kitlesi;
Diğer Öğrenciler: Öğrencilerin aralarında sertifika transferi veya trampası yapılabilmesini ifade eder
Öğretim Üyesi: AltınPuan Çaba Destek Programı kapsamında Gıda Bankası adına yararlanıcı öğrencileri belirleyecek akademisyenler;
Çaba Destek Programı: Öğrencileri okuldan uzak tutan mali sorunları çözerek okula gelerek derslere aktif katılımlarını amaçlayan sosyal sorumluluk programı;
e-Tedarik Platformu: Bağışlanacak ürünlerin tedarikçilerden tedarik edilmesini ve tüm bağış sistemini izlenebilir kılan ve bilgilendirme yapan, muhasebe ve cari hesap ödeme işlemlerini yapan Elektronik Sertifika Trampa Sistemi® (Estra) algoritmalarını kullanan e-ticaret platform yazılımı ve donanım altyapısı ile işletilmesini ifade eder.
Estra®: Prof. Dr. Memduh ASLAN adına tescilli Elektronik Sertifika Trampa Sistemi patentini ifade eder.
Sanal PoD – Point of Delivery: Öğrencinin ürünü teslim almasıyla cüzdandaki sertifikanın dolaşımdan kaldırılması için Ürün Sertifikasyon Servisine gönderen ata birim uygulaması ve Sistem Servisi
Fiziki Teslim Noktası: Tedarikçiye ait mal veya hizmetin sunulduğu ve öğrenciye teslim yapılacak yerler
Ürün Sertifikasyon Servisi: Sistem üzerinden satın alınacak her bir ürün için benzersiz ürün tanımlama numaralandırması tanımlayan ve karşılığında tahsis edilen avans ile ilişkilendiren dijital sertifikasyon hizmeti veren Sistem Servisi
Avans Kuponlama ve Sertifikasyon Servisi: Bağışçı tarafından bağışlanacak ürünlerin alımında kullanılmak üzere gönderilen her bir avans gönderimini benzersiz tanımlama numaralandırması ile tanımlayan ve satın alınacak ürün için oluşturulacak sertifikaya tahsis edilecek avansın takibe hazır hale getiren, ürünlerin teslimatı ile sertifikanın dolaşımdan kaldırılması ile serbest kalan avansların Tedarikçinin talebini alan ve Ödeme Kuruluşu Entegrasyon Servisine ileten Sistem servisi
Ödeme Kuruluşu Entegrasyon Servisi: Anlaşmalı ödeme kuruluşu hesabına gelen avanslar ile ilgili olarak bağışçının sistem ile ödeme kuruluşu hesap bilgilerini eşleştiren ve sisteme yapılacak bağış avans bilgilerini ileten, ödeme taleplerini otomatik ödeme talimatlarını hazırlayarak anlaşmalı ödeme kuruluşuna bildiren ve kimlik doğrulaması yapan Sistem Servisi
Ödeme Kuruluşu: 5411 sayılı Bankacılık kanunu kapsamında mevduat veya katılım payı toplamaya ve ödeme işlemleri yapmaya yetkili bankalar ile 6493 sayılı Kanun gereğince elektronik para ihraç etmeye ve ödeme işlemleri yapmaya yetkili elektronik şirketleri ve PTT ile ilgili mevzuat gereği bu işlemleri yapmaya yetkilendirilmiş diğer kuruluşlardır
Muhasebe Entegrasyon Servisi: Sanal PoD’lardan gelen teslimat bilgileri ile Tedarikçinden gelen faturaları eşleştirerek Avans Tahsisatını serbest bırakan, Gıda Bankasına ayni bağış makbuzu düzenleyebilmesi için teslimat bilgilerini gönderen, yapılan teslimatları bağışçı bazında ayırarak e-faturalarını düzenleyen ve bağışçıye gönderen Sistem Servisi
İşlem Açıklamaları:
(T) Talimata bağlı işlemler;
(O) Otomatik gerçekleşen işlemler;
(F) Fiziki İşlemler;
(M) Muhasebe ve Yasal Belgelendirme İşlemleri;
(D) Diğer işlemler;
Çizgiler:
Yeşil: Parasal İşlem akışı
Turuncu: Avans Tahsisat akışı;
Kırmızı: Ürün Sertifikası akışı;
Mavi: Fiziki Ürün akışı;
Siyah: Muhasebe İşlemleri ve Bildirim akışı
Altın Rengi: AltınPuan Çaba Destek Programı Akışı
Gri: Sadece öğrenciler arası yapılabilecek işlemler akışı
b) Sistem İşleyişi ve Akış Şeması Açıklamaları
Koşul Belirleme: Sistemde tedarikçi sistem üzerinden Gıda Bankası aracılığı ile Öğrencilere teslim edilmek üzere bağışçılara satmak istediği ürünleri kendi ara yüzü üzerinden sisteme tanıtır ve sertifika koşullarını (Ürün/hizmet Özellikleri- Son Teslim Tarihi – Fiyat) belirleyerek sistemin gelen siparişi ve karşılığı avansın tahsisi ile sertifika oluşturmaya hazır hale getiren akıllı sözleşmeler kurar. Tedarikçi, sistemde sertifikası oluşturulan ürünlerin sertifika geçerlilik sürecince belirlenen koşullarda öğrencilere teslim etmekle yükümlüdür. Tedarikçi, sertifikalanmış ürünün Son Teslim Tarihini uzatabilir. Her bir sipariş için avans tahsis edilir ve sertifikalanarak takibe uygun hale getirilir. Tedarikçi bedele hak kazanabilmesi için ürünü öğrenciye vaat ettiği koşul ve özelliklerde tam olarak teslim etmesi gerekir. Tedarikçi açısından satış teslimat ile gerçekleşir. Ürün son teslim tarihinin geçmesi, Tedarikçinin işi terk etmesi, işyerini kapaması, sitem kullanımına kısıtlama getirilmesi hallerinde ürün sertifikası ve avans tahsis işlemleri iptal edilir. Tedarikçiler, sadece kendilerinin işlem yapabileceği şekilde ürettikleri mal veya hizmetleri bedelsiz olarak tanımlayarak Ürün sertifikası oluşturabilir ve Gıda Bankasına veya doğrudan öğrenciye transfer edebilir, bu şekilde tanımlanıp başkalarına gönderilen sertifika karşılığı mal/hizmetlerin de teslimi şarttır.
İhtiyaç Bildirimi: Sistemde öğrenci, tedarikçilerin satışa arz ettiği mal/hizmetlerden ihtiyacı olanları seçerek askıya işletebilir. Bağışçılar, askıdan karşılamak istediği ihtiyaçları seçerek cüzdanlarındaki bağış avanslarını tahsis ederek otomatik sipariş verebilirler. Ayni bağışlar öğrencilerin mal/hizmetleri teslim aldığında yapılmış sayılır. Bu tip bağışlarda ayni bağışa ilişkin sertifikalar Gıda Bankası aracılığı ile doğrudan ilgili öğrenciye ulaştırılır. Gıda Bankası, öğrencinin talebini inceleyerek cüzdanında talep edilen ürünün (veya muadillerinin) bulunup bulunmadığını, bu ürün grubundan daha önce ne kadar teslim alındığını veya başka öğrencilere transferleri de dikkate alınarak, gerektiğinde öğrenci ile mülakat yaparak, ihtiyacın doğruluğunu teyit eder veya işlem/talep limiti koyabilir. Teyit edilmiş talepler, öğrencinin kişisel verileri anonimleştirilerek askıda ilan edilebilir, öncelik sırasını değiştirebilir veya iptal edebilir. Askıdaki talepler Gıda Bankası tarafından öncelik belirlenebileceği gibi bağışçının talepler arasında tercihte bulunmasına veya rastgele bir talebi karşılamaya da olanak sunulacaktır. Bağışçı dilerse bağışını uygulamada zamanla geliştirilecek (çaba destek programı gibi) koşullara da bağlayabilecektir. Öğrenciler bağışlanan ürünleri hiç bir durumda nakde çeviremezler ancak başka bir öğrencinin cüzdanına transfer edebilirler veya cüzdanlarındaki sertifikaları trampa edebilirler. Ayni bağış, ürünü teslim almış olan öğrenciye yapılmış sayılır.
Otomasyon ve Entegrasyon: Sistemde sipariş edilen tüm ürünler bağışçı cüzdanına tanımlanır, akıllı sözleşmeye bağlı işlemler tercihlere bağlı olarak otomatik olarak bağışçı cüzdanından Gıda Bankasına ve/veya öğrenci cüzdanlarına gönderilir. Parasal işlemler ödeme hizmetlerine yetkili sistem entegrasyonu kurulan anlaşmalı kurumlar üzerinden otomatik oluşturulacak talimatlarla yapılacaktır. Bağışçının, Gıda Bankasına kendi cüzdanında bulunan Avanstan transfer yapması nakdi bağış mahiyetinde olup Gıda Bankası bunun karşılığında Nakdi Bağış Makbuzu düzenlenecektir. Tedarikçiler, Platform üzerinden avans tahsisatlı sipariş edilen tüm mal/hizmete ilişkin teslim raporlarına uygun hazırlanmış faturaları her bir ürün için avans tahsisatına uygun bedel üzerinden platforma fatura edecektir. Platform, teslim edilen ürün bilgilerini aynı zamanda Gıda Bankasına bildirecektir. Platform, tedarikçilerden teslim edilen ürünlere ilişkin fatura edilmiş ürünleri bağışçı bazında tasnif ederek her bir ürünü avans tahsisatındaki değerlere uygun olarak bağışçıya faturalayarak avansları kapatacaktır. Gıda Bankası teslim edilen ürünlerin detaylarını da içeren ve ilgili fatura ile uyumlu olarak ayni bağış makbuzunu düzenleyecektir, fatura ve ayni bağış makbuzları dijital ortamda gönderilecektir. Sistemi suiistimal eden veya buna teşebbüs eden öğrenci, bağışçı veya tedarikçilerin belirli süreli veya daimi olarak sistemde işlem yapması kısıtlanabilir. Bağışçı, dilerse cüzdanındaki avansın belli bir kısmını belirli bir öğrencinin kendi cüzdanına aktarılmak üzere bağışçı adına işlem yapmaya yetkilendirilebilir. Bağışçı sistemden sipariş ettiği sertifikaları Gıda Bankasını aracı kılmadan doğrudan öğrencinin cüzdanına gönderilebilir. Gıda Bankası öğrencinin cüzdanındaki hareketleri gıda bankası üzerinden veya doğrudan gönderilmiş olup olmadığına bakmaksızın öncelik algoritmalarında dikkate alabilir. Doğrudan öğrenci cüzdanlarına gönderilen varlıklar nedeniyle sistem takip ve teslim bilgisi sağlayacak ancak Gıda Bankasınca ayni bağış makbuzu düzenlenmeyecektir. Gıda Bankacılığı üzerinden yapılmayan yardım bağış veya burs işlemleri Gıda Bankacılığına sağlanan vergi avantajından faydalanamaz, bunlar için genel bağış kuralları geçerlidir. Sistem üzerinden alınan ürünlerin faturası avans sahibi adına düzenlenecektir. Tedarikçi özel bir kısıtlama getirmediği sürece bağışçı kendi cüzdanında yer alan ürünü kendisi de teslim alabilir. Bağışçının ürünü kendisinin alması bağış sayılmaz. Teslim edilen tüm sertifikalara ilişkin faturalar avans sahibi adına düzenlenecektir.
Gizlilik: Yararlanıcı ve bağışçı bilgileri karşılıklı olarak gizlidir. Taraflar kimlikleri tespit edilemeyecek şekilde anonimleştirilmiş istatistiki bilgileri öğrenebilirler. Bağışçı kendi bağışladığı ürünlerin sertifikaların ve avans tahsisleri hakkında bilgi edinebilir veya kullanıcı ara yüzde bu bilgilere talep etmeden ulaşabilir. Anonim hale gelen istatistiki bilgiler şeffaflık amacıyla kamuoyu ile paylaşılabilir. Bağışçıya, yapmış olduğu desteğin yerine ulaştığı ve kullanıldığı konusunda yapılacak bilgilendirmeler, yararlanıcının kimliğinin ifşa olmaması için asenkron olarak yapılabilecektir. Bağışçı belirli bir öğrenciye destek sağlamak istediğinde ilgili öğrencinin hesap bilgilerini kendisinden edinebilir. Tarafların karşılıklı ifşa ettikleri bilgilerden kendileri sorumludur. Denetime yetkili kamu kurumları her türlü bilgilere erişebilir. Kamunun denetim yapabilmesi bakımından sistem üzerinden doğrudan API (Application Programming Interface) erişimi sağlanabilir.
Gıda Bankacılığı: Gıda bankacılığına yönelik vergisel avantaj gıda, temizlik, yakacak ve giyecek ile sınırlıdır. Gerçek usulde vergilendirilen gelir veya kurumlar vergisi mükellefi bağışçılar Gıda Bankasına bağışladığı ürünlerin faturalarında yer alan maliyet bedellerini gider olarak dikkate alabilir gıda bankasına verdikleri bu ürünler katma değer vergisi kanunu kapsamında kısmi istisna kapsamındadır. Vergisel avantajdan faydalanmak isteyen vergi mükellefleri KDV Genel Uygulama Tebliğine uygun düzenleyecekleri belgeleri Gıda Bankasına göndermeleri gerekmektedir. AltınPuan Gıda Bankası bu faaliyet bakımından sadece öğrencilere ayni yardımların ulaştırılması ile sınırlı rol oynar, iktisadi faaliyet yürütmez. Gıda bankacılığı kapsamında vergi avantajı sağlamayan ürün veya hizmetler de fatura ve ayni bağış makbuzlarında yer alabilir, bunların fatura ve makbuzlarda gösterilmiş olması vergi avantajından yararlanabilecekleri anlamına gelmez, bunların mevzuata uygun olarak muhasebeleştirilmesi ve beyannamelere dahil edilmesi sorumluluğu münhasıran bağışçıya aittir.
c) İşlem Akışı:
1 – (T) Sistemde ürün sertifikası oluşturabilmesi Tedarikçi sistemde satmak istediği ürünlerin mahiyet ve teslim koşullarını belirleyecektir. (T) öğrenciler sistemde tanımlanan ürünleri seçerek ihtiyaç olarak askıda ilan edilmesini talep edebilirler.
2 – (T) Bağışçının Gıda Bankasına veya öğrenciye nakden veya satın alma yoluyla aynen yapacağı bağışlar için Platformun ödeme kurulunda bulunan hesabına avans gönderecektir.
3 – (O) Avans tutarı ödeme kuruluşu ile yapılacak entegrasyonla bağışçı cüzdanı ile eşleştirilerek her avans dijital tanımlama numarası ile kuponlanarak sertifikalandırılır ve Bağışçı Cüzdanına tanımlanır. Bu tanımlama avansın hangi ürün alımlarında kullanıldığının takip edilmesinde ve iptal edilen sertifikalara yapılan avans tahsisatının iptal edilerek avansın başka bağışlarda kullanılabilmesine uygun hale getirilmesinde kullanılır. Teslim edilen ürünlere ilişkin avans tahsisatı Tedarikçi cüzdanına serbest bırakılır.
4 – (T) Bağışçı sistemde tanımlanan ürünler arasından seçim yaparak ürünün siparişini verebilecekleri gibi askıdan bir öğrencinin talebini karşılamak istediğinde ilgili ihtiyacı seçerek cüzdanındaki avansın bedele isabet eden kısmının tahsisatını isteyerek ürün sertifikası talep eder. Sertifika oluşabilmesi için cüzdanda yeteri kadar avans bulunmalıdır.
5 – (O) Sistem taleple birlikte avans tahsisatlı ürün sertifikasını oluşturur ve bağışçı cüzdanına tanımlar. İşlem tercihlerine bağlı olarak Gıda Bankası Cüzdanı ve Öğrenci Cüzdanına sıralı olarak transfer işlemini kendiliğinden gerçekleştir. (O) Verilen siparişlere göre avans tahsisatı Tedarikçi cüzdanına tanımlanır. Ürün teslim edilene kadar Tedarikçi avans tahsisatı üzerinde tasarrufta bulunmaz. Ürün sertifikasının herhangi bir sebeple iptal edilmesi halinde ilgili blokeli Avans Tahsisi de iptal edilir.
6- (T) Gıda bankacılığı aracılığı ile dağıtılacak ürünleri doğrudan kendisinin belirlediği veya Gıda Bankası tarafından belirlenecek ihtiyaç sahibi öğrenciye dağıtılmak üzere Gıda Bankasına transfer edilir. Bağışçı, isterse ürün sertifikasını cüzdanında bekletebileceği gibi, gıda bankası dışında da belirli bir öğrenciye transfer edebilir veya Tedarikçi kısıtlamamışsa kendisi kullanabilir. Tedarikçi öğrenciye özel bir fiyat uygulaması halinde bağışçıya ürün tesliminden kaçınabilmesi için bunu sertifika koşuluna işlemesi gerekir. Bu şekilde işaretlenen ürünler bağışçı cüzdanından sanal PoD aracılığı ile teslim alınamaz.
7 – (O) Bağışçı çaba destek programı için ayni bağış yapmış ise Gıda Bankasındaki ürün sertifikasının, hangi öğrenciye verileceğini belirleme yetkisi program paydaşı öğretim üyesine verilebilir.
7-1 – (D) Öğretim üyesi dağıtım için kendi koşullarını belirleyerek uygulayabilir,
7-2 – (D) Çaba Destek Programı kapsamında öğrencinin sertifika kazanabilmesi için koşulları karşılaması gerekir
8 – (T) Öğretim üyesi koşulları karşılayan ilgili öğrenci cüzdanına transferi tamamlayacaktır. Ürün sertifikası öğrenci cüzdanına transfer edildiğinde, ürünü tedarik eden bağışçıye sertifikanın bir öğrenciye verildiğine dair Tahsisat Bildirimi gönderilecektir.
9 – (O) Bağışçı seçenek olarak askıdaki ürünleri tedarik etmesi halinde, ürün sertifikası Gıda Bankası üzerinden otomatik olarak askıdaki talep sahibi öğrencinin cüzdanına otomatik olarak aktarılacaktır.
10 – (O) Ürün sertifikasında yer alan ürün fiilen teslimi, Tedarikçinin sertifikada belirtilen teslim noktasında Son Teslim Tarihinden önce Sanal PoD (Point of Delivery) aracılığı ile sertifikanın Sanal PoD aracılığı ile otomatik transferi karşılığında yapılır. Ürünün işyerinde teslim alınması esastır. Tedarikçi, cüzdanında teslim edeceği ürünlere ilişkin ürün sertifikası olan öğrencilere ürünü bir an önce teslim almaları için düzenleyeceği kampanyaları sistem anonim duyuru olarak ilgili öğrencilere bildirir.
11 – (F) ürün teslim noktasında öğrenciye teslim edilir. Öğrenci ürünleri paraya çeviremez, paraya çevirmeye teşebbüs edemez. Sistemi ihlal eden öğrenci cüzdanındaki bağışlanmış tüm varlıkların tahsisatı iptal edilerek bağışçı cüzdanına iade edilir. Bağışçı bu sertifikaları yeniden bağışlayabilir. Sistem kurallarını ihlal eden öğrencilerin sistemdeki cüzdanları geçici veya daimi olarak kapatılabilir.
12 – (O) Sanal PoD üzerinden tedarikçi cüzdanına ulaşan ürün sertifikası dolaşımdan kaldırılmak üzere Ürün Sertifikasyon Servisine bildirilir.
13 – (M) Tedarikçi teslim ettiği ürünlerin faturasını sistem adına düzenleyerek gönderir. Sistem, teslim edilip faturası düzenlenen sertifikalara ilişkin Avans Tahsisatını serbest bırakır.
14 – (T) Tedarikçi, serbest kalan avans tahsisatını sistemde Bağışçı gibi kullanabilir. Tedarikçi avans tahsisatının ödenmesini platform üzerinden Avans Kuponlama ve Sertifikasyon Servisine iletir. Servis avans tahsisatına kullanılan ilgili kupür parçasını dolaşımdan kaldırır ve Ödeme Kuruluşu Entegrasyon Servisine iletir.
15 – (O) Ödeme Kuruluşu Entegrasyon servisi dolaşımdan kalkan avans kupür paçasına isabet eden tutar üzerinden kimlik doğrulaması yaparak ödeme kuruluşuna otomatik ödeme talimatı vererek Tedarikçinin hesabına ödeme kuruluşu aracılığı ile ödenir.
16- (M) Sistem farklı tedarikçilerden yapılan alımları her bir bağışçıya ayrı ayrı yansıtmak üzere faturasını düzenler, Gıda Bankası her bir bağışçının ayni yardımlarına ilişkin Ayni Yardım Alındı Belgesi (veya diğer bir ismi ile Ayni Bağış Makbuzu) düzenler. Fatura ve Ayni Bağış Makbuzu bağışçıya gönderilir.
17-Gıda Bankacılığına sağlanan vergi avantajından yararlanmak isteyen vergi mükellefleri Gıda Bankacılığı kapsamında teslim nedeniyle istisna olduğuna ilişkin şerh ile KDV’siz Fatura düzenleyerek Gıda Bankasına Gönderir.
18-Öğrenciler sertifikaları ihtiyaç sahibi başka bir öğrenciye transfer edebilir. Öğrencilerin sağlık gibi nedenlerle fiilen teslim noktasına gidememeleri halinde teslim amacıyla başka öğrencinin cüzdanına transfer yapabilir. Öğrenciler cüzdanlarındaki ürünleri bir veya birden fazla ürün veya hizmetle karşılıklı değiştirebilirler (trampa) ancak bu işlem nedeniyle fark parasal bir değer veya sistem dışından bir varlık almaları sistem ihlali sayılır.